Diferencia proyectos de seguridad eficientes y efectivos

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Los proyectos de seguridad cuidan de nuestro estilo de vida.

(Dicho así parece evidente pero conviene profundizar en esta afirmación).

Nuestro estilo de vida se sujeta en un triple balance que armoniza; economía, salud y bienestar. Además, existe otro componente transversal a estos tres factores que no es otro que la sostenibilidad. Si ahondamos un poco más en la biología y en el comportamiento del ser humano, resulta que aparece el concepto de certidumbre, que se ocupa de mantener sano nuestro cerebro (al cerebro humano no le gustan las incertidumbres porque le generan bioquímica negativa). Atención, no confundir vivir en la incertidumbre negativa, con ciertas dosis de sorpresa y de riesgo adrenalinico (esto si que nos gusta, con cierta mesura).

Avanzando un poco más llegamos a la conclusión de que los seres humanos buscamos vivir en lo que se llama «Estado de Tranquilidad« (con ciertas dosis de sorpresa y adrenalina). Bien, pues ya tenemos la triangulación adecuada para nuestro estilo de vida;

Economía – Sostenibilidad – Tranquilidad.

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Un proyecto de seguridad diagnostica los sistemas de seguridad mas convenientes; medidas técnicas – procedimientos – medidas humanas. Estos sistemas están orientados a proteger y cuidar de personas, patrimonio, instalaciones, procesos, … Cuidan de las personas no solo en el sentido físico, que también, sino que son parte implicada en el cuidado bioquímico puesto que gestionan nuestro «Estado de Tranquilidad».

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La pregunta clave;

¿Puede proteger adecuadamente nuestro estado de tranquilidad, un proyecto ejecutado solo desde la eficiencia?

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Mi respuesta es. Rotundamente NO … y explico el por qué.

Diferencia entre eficiencia, eficacia y efectividad

Las tres son aplicables y necesarias en un proyecto de seguridad pero es la efectividad sin duda la más recomendable y la única que tiene sentido para el «ciudadano-usuario-propietario».

1. Eficiencia: Es la capacidad para lograr un fin, utilizando de la mejor forma, los recursos a disposición (ser eficiente).
2. Eficacia: Es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin tener en cuenta los medios (ser eficaz),
3. Efectividad: Es la cuantificación del logro de la meta o la capacidad de lograr el efecto que se desea, cumpliendo con los parámetros establecidos en origen (ser efectivo).

¿Seguridad con eficiencia o con efectividad?

Parece lógico responder que ambas pero ¿cuál es la prioritaria y cuál es la secundaria?

La seguridad con eficiencia se enfoca a obtener el máximo rendimiento a las funcionalidades que el sistema provee y que las personas que lo gestionan disponen. La seguridad con efectividad se concentra en conseguir el propósito para el que el sistema o la medida ha sido implantada.

• Puede ser eficiente pero insuficiente!
• Puede ser eficiente pero estar mal diseñado! 

Un enfoque excesivamente eficiente en el desarrollo del proyecto termina siendo contraproducente porque la eficiencia en la práctica humana es limitativa y no tiene fin, es «sin fin».

Esto no quiere decir que la eficiencia sea despreciable, ni mucho menos, es absolutamente necesaria pero debe seguir a la efectividad y no suplantarla. La eficiencia sin más, es una estrategia de hambre, de mínimos, de escasez.

Una forma de ver la diferencia plasmada en un proyecto de seguridad es preguntarse si como propietarios del inmueble, que ha construido un tercero, ¿Ponderamos más la eficiencia con la que el inversor-constructor realizaron su trabajo o la efectividad que este inmueble tiene para uno mismo, ahora que somos los propietarios?   

La realidad es que los proyectos «solo» eficientes son una quimera. Algo que nos han vendido pero que tiene costes ocultos. Son el germen de los costes escondidos durante la fase de implantación, y por supuesto, durante el resto de vida de explotación del sistema que siempre termina pagando el posterior propietario.

Por lo tanto atentan contra uno de los pilares de nuestro estado de tranquilidad, -la Economía-.

Ejemplo de gestión eficiente, efectiva y sostenible.

(Estudio previo, cambio de diseño, cambio tecnológico, inversión, sentido, aplicación, …)

¿La seguridad eficiente es sostenible?

Si la eficiencia se consigue mediante la escasez de recursos, en el corto plazo quizás si, aunque no esta demostrado. En el largo plazo es impensable.

Hay ejemplos en positivo pero hay muchos más ejemplos de gestión eficiente y al mismo tiempo desastrosa en el largo plazo; véanse ejemplos en la gestión bancaria, mantenimientos de maquinaria, cadena de alimentación de animales, medicina y dietas. Y por supuesto en seguridad, tanto en residencial, industrial, corporativo como en infraestructuras estratégicas.

Todos conocemos el ejemplo de exprimir a la gallina de los huevos de oro o el de reducir costes hasta matar de hambre al animal que nos ayuda cada día en nuestra labranza para al final quedarnos sin recursos para la continuidad de nuestra actividad. 

Los proyectos de seguridad basados en la «eficiencia», por propia coherencia con este término, nacen faltos de recursos, ergo, la seguridad eficiente, «per se», no puede ser sostenible.

• Haremos lo que podamos con lo que tenemos!
• Sacaremos el máximo rendimiento con lo que tenemos hasta que aguante!

Tampoco respeta otro de los pilares de nuestro estilo de vida, -la Sostenibilidad-.

Abundancia de funcionalidades con proyectos basados en la escasez

Es la tormenta perfecta.

La abundancia no implica utilidad, usabilidad, ni calidad, simplemente abundancia. A veces conveniente, a veces contraproducente.

Los proyectos de seguridad se nutren de fabricantes de sistemas que durante las últimas décadas se han dedicado a diseñar abundantes funcionalidades para conseguir diferenciarse de sus competidores. Una gran cantidad de funcionalidades y sistemas integrados, con pocos recursos para su gestión y mantenimiento, son la tormenta perfecta para el proyecto ineficiente e inefectivo.

Recordemos que el ratio de usabilidad en un proyecto,  marca la diferencia.

Muchas funcionalidades «porque si», con pocos recursos para administrarlas y mantenerlas tiene otro problema añadido que es ¿Cómo reducir la «entropía» del sistema? o lo que es lo mismo, su tendencia al caos y al desorden. La entropía de los sistemas de seguridad solo puede ser corregida con recursos (capacitación de gestores, actualización, nuevos procesos, procedimientos preventivos, mantenimiento, reposición, etc …).

Técnicamente hablando, es muy difícil y costoso corregir la entropía de los sistemas (mucho más cuando existe la hiper integración de sistemas), por esta razón se sostiene el nuevo enfoque de la seguridad basada en; Conocimiento-Diseño-Tecnología ( y además por este orden secuencial).

Luego entonces, podemos entender que un sistema de seguridad con abundancia de funcionalidades o un proyecto de integración de sistemas, realizados o gestionados desde la eficiencia solo tienden al caos y al desorden.

Pierde su condición de eficaz y efectivo porque no alcanza el objetivo de protección, ergo atenta contra nuestro estado de -Tranquilidad-.

¿Qué es la eficiencia vertical?

Esta es una especialización que se ha ido arraigando con el paso de los años.

El asunto está en los intereses de cada una de las partes que participan en el proyecto; diseño, desarrollo, implantación y explotación. Incluso aún siendo la misma empresa, cada departamento tiene una visión vertical de su parte y en la práctica, poco o nada le importa la transversalidad del proyecto. Digamos que en la práctica no se fomentan las sinergias entre comerciales, técnicos, compras, gerencia, …

Todo lo anterior es pensando en los departamentos de la misma empresa pero si las empresas además son diferentes, entonces el caos está garantizado y los problemas son exponenciales porque se multiplican por cada una de las empresas participantes. (inversor-constructor-consultor seg física-consultor seg electrónica-empresas suministradoras-empresas instaladoras-usuario final).

¿Es adecuada la cultura de la eficiencia para todos los procesos?

La efectividad e idoneidad de un proyecto de seguridad y/o sistema de seguridad, se pone de manifiesto cuando ocurre el hecho que intenta prevenir. También cuando nos ponemos a usarlo en el día a día, cuando lo mantenemos y cuando tratamos de actualizarlo.

Algunas de las prácticas habituales en pro de la eficiencia vertical y en contra de la efectividad e idoneidad:

1. Reducir los costes relativos a la consultoría de diseño y sustituirlos directamente por la ingeniería de detalle.
2. El proceso de compra no respeta la memoria de diseño y acepta el termino «o similar» con el objetivo de reducir costes de compra inicial.
3. Trasladar la responsabilidad de la elección de sistemas a los propios fabricantes, para ahorrar en consultoras externas.
4. Reducir costes del commissioning al no probar los sistemas en negativo, solo en positivo y no siempre.
5. No programar test aleatorios. Solo recibimos sensaciones (positivas, neutras o negativas) en su funcionalidad diaria dentro del entorno de normalidad.
6. Casi nunca se coteja la capacitación del que tiene que usar y mantener el sistema.
7. No incluir una bolsa de horas para la capacitación de gestores y usuarios.
8. Subcontrar la instalación a empresas con poco expertise.
9. Nunca se realiza un simulacro para comprobar el conocimiento real de los usuarios que usan los sistemas y equipamientos.

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Conclusión,

Los proyectos de seguridad basados únicamente en la eficiencia no son ni económicos, ni sostenibles, ni eficaces para nuestra protección. 

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Recomendaciones estratégicas para proyectos de seguridad eficientes y efectivos

Técnicos.

1. Trabajar desde el diseño y no desde la tecnología. Nuevo orden; Conocimiento-Diseño-Tecnología).
2. Un único modelo de proyecto aunque diferentes planos y documentación.
3. Armonización entre diseño y tecnología.
4. Armonización de safety-security-usabilidad-arquitectura.
5. Realizar un estudio de diseño previo donde queden plasmados objetivos y lineas rojas.
6. Fasear el diseño y ejecución del proyecto.
7. Establecer los límites de funcionalidades en función de los futuros usuarios y gestores (capacidades, necesidades, economía).
8. Simplicidad y versatilidad, sin excesos tecnológicos o modas sin contrastar.
9. Libro de usuario antes que manual de instrucciones.
10. Commissioning externalizado y especializado a cada partida.

Estratégicos.

1. Transparencia en las cifras iniciales del proyecto y que los beneficios de ahorro en la partida de compras sean repartidos entre las partes, incluido el futuro propietario (los costes derivados de ineficiencias verticales no deben englobar esta partida).
2. Vincular variables económicos de todos los participantes a la consecución de los objetivos comunes.
3. Vincular parte de la remuneración de decisores de compra y ejecutores, con el commissionig y los costes de los siguientes 3 años de mantenimiento.
4. Vincular a los suministradores con la vida útil y efectiva del sistema que han recomendado.
5. Indemnización al propietario inicial por posible mala praxis, documentación engañosa para la venta y costes escondidos.

Saludos cordiales

José Miguel, Ángel Olleros