10 consejos amaestramiento llaves seguridad

10 consejos premiun de implantación de amaestramiento llaves de seguridad. Elige el sistema de seguridad, aprende a contratar y vigila todo el proceso para que se mantenga seguro mucho tiempo.  El sistema es importante pero el diseñador, el protocolo de seguridad y la custodia de llaves son esenciales en el proceso y determinan el resultado mucho más que el propio sistema de llaves.

Este resumen de consejos premiun lo complemento con una presentación de amaestramiento paso a paso y una infografía de protocolos seguros. A mi entender, más allá de los argumentos comerciales de las marcas de alta seguridad como Abloy, BKS, DOM, EVVA, INN, Keso, Kaba, creo que este resumen es más real y será más útil para el propietario.

Repasa estos 10 consejos para amaestramiento llaves de seguridad

1. Elige la materia prima del sistema de seguridad.
2. Elige al proveedor del plan de amaestramiento.
3. Determina la privacidad de la información del plan de amaestramiento.
4. Realiza un diseño del plan, estratégico y seguro.
5. Cuida mucho la instalación.
6. Comprueba el amaestramiento en positivo y en negativo.
7. Pide garantías del proveedor y del producto.
8. Aprovecha la seguridad visual.
9. Utiliza un software de gestión de llaves.
10. Evita riesgos de pérdidas, uso indebido con un armario llavero electrónico.

1. ¿Cómo elegir la materia prima del sistema para un amaestramiento con seguridad?

   Debes elegir un sistema de bombillo que al menos tenga 15 pitones iniciales, con gran capacidad de permutación (le llamamos permutación a la combinatoria matemática que permite independizar claves únicas de llaves y bombillos). Como digo, mínimo 15 pines aunque parezca que no se necesiten inicialmente. Siempre pongo el ejemplo de que tampoco necesitamos los 6 cilindros y 200cv de un Audi para nuestras carreteras, pero queremos que el motor sea potente.

   Pregunta por la cantidad de pitones que se destinan al cálculo de amaestramiento.

   Si tiene menor cantidad de pitones pero con más de 5 alturas posibles, también puede valer porque el cálculo de combinatoria total genera el mismo resultado (relación entre cantidad de pitones válidos para permutación y su número de posicionamientos posibles).

   Tenéis que saber que los pitones de un bombillo suelen tener diferentes cometidos. El fabricante de gama media-alta ya suele determinar, cuantos pitones están disponibles para el cálculo del amaestramiento, cuántos son solo como seguridad del sistema y cuántos pitones son de personalización del centro técnico o distribuidor. Un bombillo con 15 pitones puede resultar que solo 7 u 8 son realmente útiles para el cálculo de combinatoria. Ojo a este dato que suelen enmascarar algunos suministradores.

   La compra de un amaestramiento, es un acto de fe porque hasta pasados meses no sabremos la calidad y fiabilidad recibida. Quedaros con la idea de que pocos pitones destinados a la permutación es como un coche justito de motor que obliga al suministrador a generar diseños con trucos, es decir, en mi opinión, planes de amaestramiento inadecuados.

   Pregunta por el grado de control de la copia de llaves.

   Una vez seleccionado el bombillo, tenemos que preguntar por la llave de seguridad. Lógicamente si la llave se copia he perdido toda la seguridad y control del acceso del uso indebido. Las llaves con tecnología activa son más difíciles de copiar (en esto no hay duda, ni debate) porque las máquinas reproductoras no pueden reproducir elementos móviles y su patente tiene una mejor defensa legal ante una infracción.

   Aquí depende del nivel riesgo asumido por el cliente, también del perfil del usuario (empelado fijo, subcontratado, público, privado …), influye si tienes otras medidas de seguridad y por supuesto la cantidad de llaves repartidas. Con estas variables debes hacer tu matriz de riesgo (amenazas| peligro | probabilidad | impacto). En general, yo siempre recomiendo que la llave esté bien protegida, para bastantes años, al menos 7 años, pero como digo, depende de lo que cada cliente decida asumir como riesgo aceptable.

   El bulo de la copia de llave mecánica. No hacer mucho caso a los comerciantes de tarjetas electrónícas que argumenta que las llaves mecánicas se copian fácilmente, a mantener este bulo ayuda la cantidad de posts que hablan de las cerraduras electrónicas como solución a la copia de llave y la densa información que recibimos sobre robos con puertas blindadas y llaves de seguridad. La auténtica llave de seguridad no se copia, al menos de forma sencilla. El matiz está en que se confunde la llave de puntos con la llave de seguridad al igual que se confunde la puerta blindada y acorazada con la puerta de seguridad real.

   La realidad es que hoy en día es más fácil copiar una tarjeta RFID estándar o conseguir un clon, que copiar una llave de seguridad real. En fin, que cada uno decida a quién creer.

   Pregunta por la resistencia de la llave.

   En el 2000 se puso de moda la llave pequeña y supuestamente más elegante, cosa que no discuto, pero con el paso del tiempo y la experiencia de las obras me he vuelto más práctico. Mi opinión es que prevalezca el valor de uso sobre el valor de estima. Los amaestramientos amplios y complejos castigan mucho a las llaves, al igual que el tipo de usuario, el uso, y por supuesto, el tipo de puertas y su instalación. No es lo mismo la tracción a la que sometemos a una llave en una puerta que funcione suave o a una puerta pesada y además mal mantenida.

   En conclusión, la llave debe ser grande para tener buena resistencia a la torsión y roturas.

   Tolerancias de claves de cada llave

   Finalmente tenemos que preguntar por las tolerancias del sistema. Mayor rango de tolerancia hace al producto más comercial y atractivo para los distribuidores pero menos seguro y preciso para el cliente. Un sistema de tolerancias bajas (entre 3 a 5 centésimas  de milímetro) obliga a mayor precisión en el montaje de componentes interiores y en el fresado de las llaves. Cualquier mínimo desajuste o error genera que la llave no funcione, lo cual es excelente. Es algo muy parecido a la tasa de igual error que analizamos en los sistemas de control de acceso con biometría u otros. A mayor tolerancia de falsos rechazos, el sistema es más cómodo y rápido de usar, pero también más permeable en su seguridad con mayor rango de falsas aceptaciones (personas que son aceptadas por la tolerancia del sistema cuando no deberían).

   Con menor tolerancia, el efecto desgaste, del cual hablo mas abajo, tiene menos impacto. A muchos comerciantes no les gustan estos sistemas seguros porque les obliga a tener mejores máquinas y a mantenerlas bien ajustadas, por supuesto, les aumenta el coste de producción porque en su proceso, además de mayor tiempo y cualificación del montador, genera mermas con un coste directo.

   El problema para el comprador vuelve a ser cómo detectar estos detalles tan importantes. En estos momentos podemos comprar bombillos de seguridad desde 50€ hasta 160€ y os puedo asegurar que la diferencia en precio guarda una relación directa con las diferencias que hemos comentado.

2. ¿Cómo elegir al proveedor del amaestramiento de llaves?

   Como consultor, siempre trato de conocer al proveedor, hacer una breve entrevista, como si fuera un empleado más, al fin y al cabo tendré que convivir con él durante mucho tiempo y quiero saber como es. Tomar este tiempo para la selección antes de la compra es importante aunque suela ser un tiempo que nunca tenemos.

   Te recomiendo conocer sus instalaciones, pedirle una demostración real de como guarda y custodia la información, que te presente un trabajo realizado, ver el tipo de documentos que usa (si te muestra un amaestramientos con cruces, es un proveedor no reciclado), preguntarle si tiene alguna carta o certificado de buena ejecución de un cliente similar a lo que tu necesitas, y recomiendo pedir referencias de amaestramientos realizados para ver su envergadura (si han sido sencillos o de estructura múltiple con posiciones centrales, comunes e individuales). Si tiene alguna titulación en seguridad física siempre es bienvenida.

3. ¿Cual es el grado de privacidad de la información del plan de amaestramiento?

   La estructura del plan de amaestramiento debe ser realizada directamente entre la propiedad del edificio y el diseñador. Ni el constructor, ni los fabricantes de puertas necesitan conocer esta información. Para la instalación del amaestramiento, sugiero contratar al mismo profesional que ha desarrollado el plan de amaestramiento, o en su defecto, tener a un consultor independiente que revise la implantación de dicho amaestramiento. Es el que mejor sabrá realizar la implantación y tu información no debe distribuirse a terceros. Recuerda entregar las llaves directamente al propietario para su custodia, aunque la contratación sea a través de intermediarios como una constructora, fabricante de puertas, etc.

4. Plantea un buen diseño de amaestramiento estratégico y seguro

   Diseñar la estructura del amaestramiento en base a usos concretos y no en base a la confianza de las personas. Desestimar el concepto de amaestramiento por plantas, salvo situaciones muy concretas tipo edificio en alquiler de plantas concretas. Hay que enriquecer la estructura con posiciones centrales y posiciones comunes. No generar cruces de grupos innecesarios porque afectan al desgaste prematuro y a la posibilidad de error. No dejar un amaestramiento abierto con reservas interminables y nunca (jamás) re-calcular el amaestramiento ante la pérdida de una llave o ante una nueva necesidad (hay que tratar de encajarla en el diseño inicial). Puedes consultar la presentación de como realizar un plan de amaestramiento de llaves de seguridad paso a paso.

   Usar la metodología de amaestramiento estructurado con secuencias numéricas bien estructuradas tanto en llaves como en bombillos, que permitan un control en el desarrollo, en la instalación y en la explotación durante toda la vida útil. Puedes ver aquí todas las claves de un amaestramiento de llaves con protocolo seguro (tipo infografía). 

5. Recuerda instalar cada bombillo con su llave individual

   Esto evita usar llaves maestras durante esta fase de instalación; llaves de grupo, submaestras o maestra general. Es más costoso para el cliente porque requiere de la fabricación de llaves individuales que quizás no sean útiles a posteriori y deban destruirse. Aunque en el proceso de una instalación la probabilidad de pérdida de llaves sea baja (esto depende mucho del profesional contratado), debemos valorar el riesgo de pérdida y su impacto (vuelvo a recordaros que es necesario elaborar vuestra matriz de riesgo).

   La pérdida de una (1) llave maestra obliga al cambio de todos sus bombillos asociados. El problema está en que normalmente la persona que pierde la llave no lo comunica, pide otra llave a su proveedor fabricante y el cliente desconoce que está recepcionando un amaestramiento inseguro.

6. ¿Has comprobado el plan de amaestramiento con llaves en positivo y en negativo?

   Pensar que el fabricante realiza una comprobación uno a uno de todos los bombillos es una utopía y la gran mentira de fabricantes. Únicamente los fabricantes más sensibles suelen efectuar un muestreo del 20% en su control de calidad final antes de la expedición. Todavía quedan algunos que aceptan comprobar el 100% de los bombillos y llaves si estamos dispuestos a pagar este servicio y a aceptar 1 semana más de plazo de entrega. Es una tarea sencilla aunque lleva su tiempo, y muchas veces, es el propio cliente (sin ser consciente de ello) quién fuerza la no comprobación, ante su insistencia por el plazo de entrega urgente. Por lo tanto, alguien debe responsabilizarse de estas sencillas comprobaciones, esenciales para detectar errores en el diseño y/o errores en la instalación; llaves que abren lo que tienen que abrir y llaves que no abren las puertas que no deben abrir.

   El gestor del edificio debe asegurarse bien antes de recepcionar el plan de amaestramiento y si encuentra fallos y estos no son por equivocación de numeración marcada, ni de equivocación en la instalación, sin dudarlo, hay que devolverlo entero.

7. ¿Tienes las garantías del proveedor y certificados del producto?

   Debemos asegurarnos de que el instalador dispone de un seguro que pueda cubrir la posible pérdida de la llave maestra o submaestra, necesaria para la instalación (a no ser que la instalación se realice con llaves individuales). Pedir una carta de compromiso de suministro para los próximos 5 años. Solicitar el compromiso escrito de sensatas subidas de precios interanuales (no superior al 4%). Conocer el precios de los recambios. Pedir al fabricante un certificado de fabricación indicando el número de llaves fabricadas y contrastar con las llaves recepcionadas al instalador.

   El amaestramiento de seguridad obliga a ciertos controles y a trabajar con ciertos materiales de calidad. Recomiendo solicitar además el certificado de amaestramiento VdS 2344 o DIN 18252 GHS.

   Comprobar si el suministrador ha asistido al plan formativo del fabricante y si los empleados que lo recibieron, aún siguen en la empresa. Esto no es una petición baladí porque; ¿verdad que queremos a un profesional acreditado para manejar nuestra seguridad? A veces el problema está en que muchas fábricas ya no ofrecen este plan formativo anual y simplemente visitan a sus supuestos centros técnicos como meros representantes de la marca y como recoge-pedidos. El término de centro técnico es otro elemento de marketing que comienza a carecer de valor porque se mal utiliza. Realmente son pocos los que se reciclan anualmente y admiten una auditoria de procesos. Eso si, cuando logramos encontrar un centro técnico auténtico, en fin, es una gozada, sentirse seguro, bien atendido y saber que todo por lo que pago está justificado.

   Pedir certificado de la patente en vigor (ojo que aquí hay desinformación) porque existen fabricantes que únicamente tienen la patente en piezas interiores del bombillo (esta bien), pero hay fabricantes que también tienen la patente en su llave (esto está mejor). Si lo que quiero impedir es que me copien la llave, lo perfecto es disponer de patente en bombillo y llave (ambos). La llave es mejor con pieza móvil (la pieza móvil hace más difícil de realizar la copia). Y finalmente, recordar revisar siempre la fecha de caducidad de cada patente.

8. ¿Aplicas seguridad visual en tu plan de amaestramiento?

   A veces no se le da la importancia que tiene. El color de la llave es una imagen que identifica a la propia llave, que es muy útil y sirve como seguridad visual para que un vigilante se extrañe del uso de una llave por una persona inadecuada. Los colores pueden clasificar las llaves de forma vertical (por departamentos), de forma que cada color representa un departamento o tipo de servicio. También se pueden clasificar de forma horizontal (por niveles de jerarquía) para que fácilmente se identifique una llave muy potente (maestra), la cual, quizás no debiera estar usándose.

   También solemos usar los colores para algún departamento concreto que tiene restringido el uso de llaves a únicamente casos de emergencia o que tienen un sistema de control de acceso online (lector de pared) y el bombillo mecánico es un sistema complementario para incidencias del sistema online. Lógicamente esas llaves mecánicas no deberían estar en uso, por lo tanto con un color tipo rojo, podemos realizar una fácil seguridad visual.

   Una llave con clip integrado de cierta calidad hace a la llave más resistente, tiene mejor tracción, es más higiénica y sin duda es más estética.

9. ¿Utilizas un software de gestión de llaves maestras e individuales?

   Disponer de un software, o como mínimo un archivo excel, para poder explotar el plan de amaestramiento de forma adecuada. Debe incluir; nombre de la dependencia, ubicación, modelo de bombillo y clave de amaestramiento.

   Relacionar todas las llaves entregadas con personas individuales, emitir recibos de entrega de nuevas llaves, decidir quién puede solicitar llaves, bajo qué criterios y con qué autorizaciones. Activar un aviso tipo sms o similar para que el responsable de la seguridad conozca cuando se están solicitando llaves de ciertas jerarquías.

   El software de gestión permite conocer que tengo y mantenerlo vivo. Parece lógico pensar que si no tienes un software, no dispones de un amaestramiento controlado, ni actualizado. Habrás perdido la trazabilidad en pocos meses.

10. Instala un armario de gestión de llaves y el protocolo de seguridad

    Una vez bien establecido el punto 9, recomiendo invertir en un armario electrónico de llaves para que todas las llaves estén controladas y al mismo tiempo disponibles en una ubicación concreta.

    Podemos ahorrar en llaves porque nadie tiene porque tener una llave asignada de forma permanente, podemos registrar quienes usan las llaves y cuando. Saber que llaves son las más demandadas nos aporta valiosa información y nos permite determinar que ninguna llave salga del recinto, así las pérdidas generan menos riesgos.

    Podemos programar que ciertas llaves tengan un uso concreto de tiempo y en caso de incidencia (no devolución de la llave) que el sistema emita una alarma, por ejemplo; todas las llaves en el armario, excepto las de los vigilantes, a partir de las 00,00h, de lo contrario alarma. En fin, muchísimas ventajas son las que aporta con resultados que son realmente sorprendentes.

Finalmente os aporto una imagen de ejemplo para comenzar la organización de un amaestramiento de llave mecánica y amaestramiento electrónico.