Armarios electrónicos gestión llaves ¿Cómo elegir?

¿Cómo elegir la mejor solución de armarios electrónicos para gestión de llaves entre tantas marcas? A3M, Biosys, KeyVigilant, Key Watcher, Traka, Hartmann-Tresore, Loxtore y otros. Me ha parecido oportuno compartir con vosotros en este post, las reflexiones que normalmente realizo antes de elegir la marca y modelo … primero conocer que necesitamos, y después, analizar las diferentes propuestas de las marcas.

El control de acceso y el control de uso requiere organización, custodia, disponibilidad y registro del uso de cada uno de los medios de identificación que posibilitan ese control de acceso. Los armarios electrónicos de gestión de llaves permiten ubicar las llaves importantes en un único lugar, tenerlas siempre controladas y al mismo tiempo, disponibles para las personas autorizadas.

¿Cuales son las principales ventajas de un armario electrónico para gestión de llaves?

1. Desde el punto de vista de la seguridad. Todas las llaves están custodiadas, dentro del recinto, tienen una programación individualizada para su utilización, y su uso deja registro para posteriores auditorías.
2. Desde el punto de vista de la comodidad. Todas las llaves están localizadas y disponibles 7×24 para cualquier usuario autorizado o para cubrir cualquier tipo de emergencia.

 

 

¿Cuales son la habituales problemáticas que cubren los armarios electrónicos de gestión de llaves? 

• Disponibilidad de llaves en cualquier momento, y al mismo tiempo, custodiadas de forma automática.
• Llaves usadas por personas no autorizadas.
• Préstamo y tráfico de llaves no conocido por el administrador de seguridad.
• Llaves perdidas y encontradas por personas no autorizadas a su uso.
• Olvidos de devolución de llaves.
• Entregas de llaves para servicios o directores externos.
• Llaves fuera del edificio.
• Llave maestra general siempre disponible para emergencias.
• ¿Dónde está la llave en este momento?

Máxima eficiencia: Siempre se conoce quién ha cogido la llave, si la ha devuelto y cuándo. Cada llave o caja de valores, permite asignar individualizados y rigurosos permisos de uso a directores, empleados, subcontratados y visitas. Permite la programación de alertas en caso de llaves perdidas o retrasos de devoluciones.

Detalles que marcan la diferencia en la custodia de llaves o medios de identificación

Para todos los armarios:

1. Individualizada identificación RFID para cada posición de llave.
2. Quién puede usar cada llave.
3. Cuándo se pueden usar cada llave.
4. Cuándo deben devolverse cada llave con horario límite.
5. Programa un inventario de unidades en servicio y unidades en custodia.
6. Diseña informes de uso fáciles de chequear.
7. Alimentación redundante.
8. Capacidad de memoria suficiente.
9. Pantalla amplia.

Añadir para clientes corporativos con muchos usuarios o más de 1 armario:

1. Gestión remota a través de cualquier navegador.
2. Base de datos sincronizada para todos los armarios de un mismo cliente.
3. Sistema de gestión para reservas de llaves por anticipado.
4. Funciones de red por defecto (sin necesidad de software adicional).
5. Interface de comunicación externa para otras aplicaciones del cliente.
6. Diferentes filtros e informes para un control idóneo de llaves y valores.
7. Construcción modular nativa para adaptaciones bajo demanda.

Los armarios electrónicos de llaves tienen sentido cuando se aprovecha toda su potencialidad de programación. No solo se programa -qué usuario puede coger cada llave-, sino que además, podemos abrir ventanas horarias de utilización para grupos de llaves concretos y asignar horario límite para que la llave esté devuelta en el armario, o en caso contrario, emitir una alarma y enviar una notificación al responsable de seguridad.

José Ángel puede usar las llaves Nº1100, 1200, 1325 y 2300. La llave 1100 tiene restricciones de uso nocturno desde las 20,00h hasta las 08,00 de lunes a viernes y 24h durante fiestas y fines de semana. Las llaves 1200,1325 y 2300 deben estar devueltas en el armario a las 20,00h.

Con esta profundidad de detalle, es prácticamente imposible que se produzca un uso indebido continuado y por esta razón es importante preguntar al proveedor por estos detalles antes de la compra, y así asegurarnos con una prueba práctica, de como de fácil o difícil es gestionar el armario a este nivel de detalle.

¿Quién cogió la llave, cuándo y a qué hora la devolvió?

Cuando tenemos que gestionar puertas y usuarios, se necesitan medios de identificación para abrir puertas, armarios, manejar interruptores, etcétera. Los medios de identificación pueden ser portantes o biométricos. Los medios de identificación portantes pueden a su vez ser mecánicos -llaves de seguridad-  o electrónicos -llaves electrónicas, tarjetas RFID- y son éstos, los que requieren organización, custodia, disponibilidad y registro del uso.

Aunque existen muchos edificios que aún no disponen de un amaestramiento de llaves de seguridad -sigo sin comprender las razones de esta carencia-, lo recomendable es gestionar la seguridad de los recintos, desde la base de un amaestramiento bien planificado , que cumpla con los objetivos de seguridad. En cualquier caso, se disponga o no del plan de amaestramiento de llaves, es necesario custodiar las llaves y nada mejor que un armario electrónico dentro del recinto, en lugar de que sean los usuarios los que custodien sus llaves de seguridad, con el consiguiente riesgo de pérdida o robo fuera del edificio.

El armario electrónico de gestión de llaves reduce considerablemente el impacto y probabilidad de pérdida, ergo reduce el riesgo y el coste tanto en la nueva gestión como en la producción del nuevo medio de identificación.

En seguridad trabajamos sobre la máxima de minimizar riesgos de pérdidas o uso indebido y al mismo tiempo tratamos de tener la máxima capacidad de respuesta inmediata ante una situación determinada. Un armario electrónico de gestión de llaves, de cierta calidad, bien ubicado y correctamente programado permite utilizar rápidamente una llave ante una emergencia, garantiza que todos los usuarios dispongan de su llave para su trabajo ordinario y evita que las llaves de seguridad salgan del recinto de seguridad.

¿Cómo organizo el armario, programación y ubicación?

El plan de amaestramiento manda. El diseñador del plan de amaestramiento tiene que pensar en la seguridad del uso y al mismo tiempo en la usabilidad, de forma que la organización del futuro armario de llaves debe estar contemplado en el inicio. Os comparto tutorial para el diseño de un plan de amaestramiento profesional.

Lógicamente cada llave tiene asignados diferentes permisos y cada usuario puede tener a su vez varios permisos de utilización. A veces, el armario se utiliza únicamente como almacén de custodia y así evitar que las llaves maestras e individuales estén en cajones inseguros, sin el debido control de utilización. En este caso basta con 1 único armario ubicado dentro de la sala de control. Pero si queremos utilizar el armario como dispensador automatizado de llaves, debemos pensar en otro tipo de organización y ubicación.

Cuando se utiliza como dispensador automático, recomiendo repartir grupos de llaves en diferentes armarios ubicados en diferentes zonas de la instalación para que su utilización sea más eficiente. Cuando hablamos de un edificio de oficinas de un único acceso, la cosa es más sencilla porque basta con ubicar un armario en la zona de recepción o acreditaciones, donde ubicaremos llaves de despachos y oficios, y otro armario más restrictivo dentro del cuarto de control con las llaves de zonas y maestras.

Cuando nos referimos a complejos industriales, campus, instalaciones multi-site … es más complejo y costoso. Aquí ya depende mucho de otras restricciones del tipo de seguridad y estudio de recorridos para no obligar a los usuarios a realizar largos trayectos para obtener la llave correspondiente.

 

¿Qué más puedo controlar con un armario electrónico de llaves?

Dependiendo del armario físico, su ubicación y software de programación, podemos controlar casi todo lo que se nos ocurra, bien porque queremos evitar que «el valor» salga del edificio o por aplicar conceptos de optimización del recurso y ponerlo a disposición de varios usuarios (que es la tendencia actual).

• Compartimentos para tarjetas electrónicas, móviles y tablets corporativas.
• Compartimento para walkie-talkie.
• Compartimento para herramientas concretas.
• Documentos de novedades del turno.
• Otros como custodia de drogas, decomisos, armas, …

Una gestión muy eficaz es el control de flota de vehículos, a través de estos armarios electrónicos. No solo controlamos el uso del vehículo sino que fomentamos un uso debido. Además podemos reportar, a través del software, kilometrajes, periodos de mantenimiento, averías y accidentes, gestionar multas, etcétera.

¿Cómo aseguro el armario electrónico de llaves?

Ante la pregunta: ¿Son fiables los armarios electrónicos de llaves?

Mi respuesta es que SI aunque con matices. Es importante asumir que un armario electrónico de gestión de llaves y valores está enfocado a una gestión eficaz de los recursos a través de la custodia y disponibilidad de los mismos. Esta gestión reduce el riesgo de uso indebido pero no evita el sabotaje violento. Por lo tanto, si el armario y software es de calidad, su gestión es segura pero requiere de otros subsistemas para detectar la intrusión.

Una vez aclarado que no es una caja fuerte, aunque podría serlo, y que simplemente es un armario electrónico, podemos diferenciar entre armarios que bloquean directamente las llaves y armarios que bloquean llaveros RFID -se llaman IFOG-. Estos últimos son los más habituales y son de los que estamos hablando. Partimos de la base de que cada llavero está siempre bloqueado individualmente e identificado por un IFOG con chip RFID de forma que nadie puede desbloquear el llavero sin violencia, y además, el sistema detecta la falta de un llavero sin la debida autorización. Cada llave está cogida -sellada- a su llavero IFOG mediante un cable acerado (cada fabricante ofrece mayor o menor resistencia).

Conviene que el armario disponga de una puerta que pueda desbloquearse con un lector biométrico. La puerta puede ser metálica o mejor traslúcida para mejor visualización de las llaves pero también puede ser una puerta acorazada tipo caja fuerte. A su vez el armario puede estar supervisado contra la intrusión por medio de un tamper o sísmico para detectar si se intenta separar de su pared o acceder lateralmente. Por último, es recomendable que los armarios tenga vigilancia permanente a través del circuito cerrado de vigilancia -CCTV-.

El desbloqueo de cada llavero es posible a través de PIN y/o lector RFID o biométrico.

Construcción modular del armario de llaves y valores

Como he comentado anteriormente, los armarios pueden custodiar llaves, llaveros, documentación, herramientas, móviles, etcétera y para ello es necesario que el sistema sea modular y que se adapte a las cambiantes organizaciones y protocolos de seguridad de las empresas. Otro de los aspectos donde existe mucha diferencia de precio es en el tipo de bloqueo. ¿Sin bloqueo pero con avisador o con bloqueo individualizado?

Llaveros no bloqueados de llaves (sistema más económico e inseguro).

El armario siempre dispone de una puerta para acceder a las llaves. El acceso al armario es controlado de manera que solo los usuarios autorizados puedan abrir la puerta del armario a través de un lector biométrico. Los usuarios autorizados, pueden entonces acceder a las llaves designadas con sus permisos asignados a través del software, pero este usuario, también podría retirar cualquier otro llavero porque no están bloqueados individualmente. Son armarios que disponen de leds de colores que indican las llaves que podrá coger un usuario autorizado. Cuando un usuario retira una llave no autorizada, el sistema genera una alarma. Son armarios útiles en zonas permanentemente atendidas por personal de vigilancia que puedan escuchar el pitido de alarma por uso indebido.

Llaveros bloqueados individuales de llaves (sistema de mayor seguridad).

La diferencia radica en que cada llavero está bloqueado individualmente haciendo imposible que un usuario retire una llave no autorizada, bien por error o de forma malintencionada.

Sistema de gestión autónoma o en red.

Los armarios pueden gestionarse en comunicación autónoma con un ordenador dedicado o simplemente con su base de datos embebida en el armario. Esta comunicación limita las posibilidades de seguridad pero es muy económica y quizás suficiente para ciertas instalaciones o tipo de custodia.

Para mayor funcionalidad y aprovechamiento es recomendable un sistema en red con gestión remota a través de un servidor dedicado o en un entorno web que posibilite la gestión desde cualquier ordenador. En esta modalidad de comunicación también se puede conectar con el sistema de recursos humanos de la compañía. Evidentemente, cuando la gestión es remota debemos considerar las protecciones de seguridad que nos ofrece el fabricante, tanto en términos de capas de protección, niveles de acceso, tipo de encriptación y otros detalles que configuren la seguridad integral del sistema.

 

¿Armarios electrónicos de custodia o llave electrónica?

Dependiendo a quién le preguntemos, obtendremos diferente respuesta y punto de vista. Mi opinión es que son soluciones diferenciadas y cubren diferentes problemáticas. La llave electrónica ya ofrece la posibilidad de programar permisos de accesos y conocer la trazabilidad de su uso pero no soluciona el resto de beneficios que ofrecen los armarios electrónicos, es más, en mi opinión un edificio gestionado por llaves electrónicas requiere, aún más, de un armario electrónico para aumentar la eficacia, mejorar la optimización de llaves en propiedad y reducir el impacto económico de la pérdida.

Otro detalle que diferencia cada solución es decidir si queremos llaves asignadas permanentemente en custodia a los usuarios o llaves custodiadas por el edificio y a disposición de diferentes turnos y en los horarios adecuados. Parece lo mismo pero hay una gran diferencia.

Conclusiones de armarios electrónicos para gestión llaves y valores

En lugar de pensar en instalaciones que necesiten este tipo de solución, es más fácil pensar en quienes no lo necesitan … quizás un entorno residencial con portero pero en mi opinión, con la adecuada implantación, prácticamente todas las instalaciones mejorarían significativamente su eficacia y eficiencia en términos de seguridad, costes y usabilidad con la implantación de un armario electrónico de gestión de llaves.

Recuerda que: Organiza, custodia y dispensa llaves o valores de forma segura y automatizada. Se implanta por seguridad pero más aún por eficacia en la gestión de recursos compartidos. Y no olvides el cambio de paradigma: La custodia de los medios y valores de la compañía ya no está en los usuarios, está en el administrador del sistema, dentro de la seguridad corporativa del edificio.

Tipo de aplicaciones

Centrales nucleares, hospitales, comisarías, factorías, juzgados, embajadas, centro de ocio, Spa y centros deportivos, edificios de oficinas en alquiler, edificios corporativos y cualquier tipo de infraestructura crítica.

Posibilidades de almacenaje y custodia

Medios de identificación -llaves mecánicas y electrónicas, transponders y tarjetas-, armas, ordenadores, documentación papel y soporte electrónico, drogas, herramientas, custodia de pertenencias particulares en dependencias policiales o juzgados.

Para todo tipo de entidades y servicios subcontratados, reservas automaticas de salas en inmuebles de alquiler y centros de conferencias, gestión de flotas de vehiculos, alquiler de despachos y apartamentos sin necesidad de recepción 24h.