Amaestramientos llaves corporativo profesional

Aprende a contratar amaestramientos de llaves profesionales totalmente seguros.

En este post, he compactado preguntas y situaciones habituales, que durante estos años, me he encontrado en diferentes instalaciones y clientes.

Debilidades de un plan de amaestramiento

Las debilidades más importantes no están en el sistema (bombillo y llave), siempre y cuando hayamos adquirido un sistema profesional.

El mayor grado de inseguridad se detecta en el diseño inicial y en la cadena de suministros que existe desde el fabricante hasta el usuario. En la jerarquización de llaves todo el proceso es importante:

• Seleccionar el sistema.
• Acertar con el diseñador del plan de amaestramiento.
• Decidir a quién se lo compro.
• Verificar los protocolos de seguridad de copias de llaves.
• Y por último pero no menos importante, sensibilizar al usuario para una custodia adecuada.

 

Si controlamos el diseño, la cadena de suministros y el protocolo de seguridad, el producto queda en un segundo término.

 

 

¿Qué es un amaestramiento de llaves? 

Consiste en crear jerarquías de llaves como si de una familia se tratara; “madres, hijas, nietas, primas y sobrinas”.

Todos los bombillos deben tener claves individuales – diferentes entre sí – El plan de amaestramiento consigue que varios bombillos de diferentes zonas se puedan abrir por la misma llave, y así solo tener que usar 1 llave maestra en lugar de un manojo de llaves.

Una vez que tienes claro los grupos afines y su vinculación con llaves de otros grupos, es cuando puedes ir construyendo la estructura de abajo hacia arriba (desde la llave individual hasta la llave gran maestra) o desde arriba hacia abajo (desde la estructura de llaves maestras hasta las llaves de menor jerarquía).

El diseño de la estructura y la permutación son tareas diferentes

El problema viene dado al diseñar la estructura puesto que requiere habilidad y mucha experiencia, que solo se consigue con especialización y reciclaje. El diseñador tiene que considerar la operativa del usuario y al mismo tiempo las limitaciones técnicas para conseguir un diseño técnicamente estable en el tiempo y operativo para que los usuarios lo usen con agrado.

Una vez que la estructura de bombillos y llaves está terminada, queda el proceso de permutación, es decir, enviarlo al departamento que convierte el diseño en papel en combinaciones matemáticas como paso previo a la fabricación.

Normalmente la persona que diseña y el permutador que hace las combinatorias trabajan en diferentes empresas o en diferentes departamentos, incluso en diferentes países. Esta situación obliga a una gran habilidad y especialización de ambos para que el cliente reciba lo que ha pedido y además dure unos cuantos años.

Existen cursos de formación para profesionales y tutoriales para el diseño de amaestramientos, que seguro te ayudarán a entender conceptos y tomar mejores decisiones en beneficio de tu cliente.

No confundir con la llave única.

El concepto de llave única de amaestramiento es un nivel inferior en prestaciones al amaestramiento profesional. Es referido a la posibilidad de usar solo una llave para abrir todos los bombillos del inmueble. Técnicamente se llama llave unificada a códigos iguales. Es más económica y técnicamente más fácil de desarrollar por los suministradores.

 

Diferencia entre amaestramiento mecánico o amaestramiento electrónico o digital

El principio básico y el objetivo es el mismo; utilizar pocas llaves, tener un control sobre su uso y poder cerrar con cerrojo las puertas que requieran de mayor seguridad (cierre efectivo).

El cierre efectivo no se consigue con el típico control de acceso de tarjeta o teclado con lector instalado en la pared y cerradero eléctrico. El cierre efectivo solo se consigue con cerrojos.

Las diferencias entre amaestramiento mecánico y electrónico son funcionales y de precio, pero no de seguridad, porque ambos pueden ser saboteados fácilmente, si accedemos a su cadena de suministro (al igual que los sistemas de control de acceso con tarjeta RFID / chip) . En esto hay muchos debates pero todos son comerciales y poco profundos.

El bombillo electrónico ofrece mayor funcionalidad porque permite auditar el uso (cuándo se ha accedido y dónde se ha accedido), también permite re-programar los permisos de acceso, bien por cambio de responsabilidades o por pérdidas (esto es una gran ventaja).

El bombillo mecánico es más duradero en términos de uso y mantenimiento (no necesita pilas, periféricos eléctricos, ni cuidados adicionales). El amaestramiento de llave electrónica es más preciso y auditable, es más funcional.

Mi experiencia me dice que es bueno combinarlos porque ambos se complementan perfectamente y dentro de una instalación siempre encontramos diferentes necesidades de control y gestión.

Precios de bombillos electrónicos.

El bombillo electrónico de una calidad aceptable tiene un precio mínimo de 300€ y su llave un precio mínimo de 30€ que puede llegar hasta 70€ en llaves de tecnología activa. Los bombillos también pueden llegar hasta 600€, si tiene la función de comunicación online 100%.

Estos precios son relativos a sistemas profesionales aunque también se pueden encontrar sistemas más económicos, sobre todo con tags electrónicos de aproximadamente 3€-5€ (similares a tarjetas, llaveros o adhesivos electrónicos).

 

¿Para qué sirven los planes de amaestramientos con llave de seguridad?

Bien diseñados ofrecen grandísimas ventajas para la explotación de cualquier tipo de instalación; viviendas, oficinas, tiendas, edificios corporativos, infraestructuras críticas, redes, en fin, cualquier inmueble que tenga más de 5 puertas y varios usuarios.  

Ofrece comodidad de uso, seguridad de acceso y reducción de costes operativos y de reposición. Prácticamente no se identifican desventajas en un maestramiento de seguridad.

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Piensa en estas reflexiones:

Consigo abrir todas las puertas pero solo uso una única llave, por lo tanto ahorro en tiempo, ahorro en compra de llaves y ahorro en reposiciones.

 !Mi llavero reduce su tamaño y peso!

Consigo tener organizadas, identificadas y asociadas puertas y personas.

Sé, lo que tengo.

Puedo custodiar mejor “mi llave de seguridad” porque solo tengo “una única llave”

Sé, dónde tengo las llaves.

Puedo organizar el reparto de jerarquías de llave en función de las atribuciones de cada trabajador.

!Tengo lo que necesito!

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El mito de la pérdida de la llave maestra

Existe la creencia de que un amaestramiento genera mayor grado de inseguridad ante la pérdida de una llave maestra, cuando en realidad es todo lo contrario.

Según mi experiencia, es un mito que nada tiene que ver con la realidad en edificios corporativos, edificios de alquiler o redes de tiendas, sucursales y otras. Cuando una urbanización, un chalet, una oficina o un edificio tiene diferentes puertas y cada una con una llave individual, tiene la misma probabilidad de pérdida y grado de impacto, debido a que todos nosotros llevamos todas esas llaves juntas en un mismo llavero, así pues, el supuesto riesgo es equivalente.

La diferencia estriba en que con un amaestramiento tendremos mayor comodidad de uso, seguridad de llaves, control de acceso, posibilidad de acciones rápidas ante incidencias (incendios), coste operacional bajo, etcétera. 

Por contra, con un manojo de llaves tendremos; incomodidad de uso, desasistencia, descontrol, inseguridad a todos los niveles y en caso de incendio, no podremos entregar la llave maestra a las fuerzas y cuerpos de seguridad que lo soliciten, lo que aumentará el tiempo para abrir puertas y aumentará el coste de daños.

 

Beneficios de los amaestramientos de llaves profesionales

1. Amaestramiento: Toda la instalación con el mismo estándar de seguridad y operativa.
2. Maestra general en depósito: Seguridad de acción rápida ante incidencias graves.
3. Llaves jerarquizadas: Comodidad de uso | Llaves por usos.
4. Plan integral: Todas las puertas | usuarios , armarios y automatismos controlados (sótanos y cubiertas).
5. Muchos niveles de jerarquización: Mejor asignación de llaves a grupos de usuarios.
6. Combinación de bombillos centrales y comunes: Mayor flexibilidad en uso.

 

Los 4 pilares del amaestramiento corporativo profesional

 

 

 

Precauciones en el amaestramiento de llaves

• Materia prima

  Cuantos más pitones, mayor posibilidad de combinatoria. Digamos que con buenos mimbres se pueden hacer buenos cestos.

• Conocimiento del Consultor | Diseñador

  Los amaestramientos agresivos, desorganizados y poco planificados duran menos que los amaestramientos que mantienen ciertos criterios estructurales. El consultor debe evitar que el cliente se equivoque y proponer alternativas que técnicamente sean longevas y útiles en la practica de uso del cliente.

• Conocimiento del desarrollador técnico (el permutador del sistema)

  El permutador debe tener experiencia en amaestramientos complejos. Elegir bien la riqueza de la permutación madre. Ser organizado y riguroso demuestra la profesionalidad, aunque el cliente te meta prisa.

• Precauciones técnicas

  Separar permutaciones individuales de las combinatorias centrales y comunes, aunque esto suponga desperdiciar posibles combinatorias, nos garantiza una seguridad a prueba de errores y del desgaste de la llave en su uso.

  Los sistemas de pocos pitones iniciales, no permiten desperdiciar nada, ergo, ¡cuidado! con el equilibrio entre capacidad del sistema y requerimientos del cliente (si forzamos, romperemos el motor | si al coche le ponemos ruedas inadecuadas no andará bien).

• Proveedor del sistema de amaestramiento

  Un problema añadido que tenemos en España por existe la auto proclamación de ser experto en algo.

  Hoy en día cualquier cerrajero, empleado de ferretería, comercial de empresa de seguridad, almacén de maderas y empresa de mantenimiento, se auto proclama experto en amaestramientos, aunque en realidad solo unos pocos lo son.

  Elegir al proveedor quizás es la parte más difícil para el comprador porque no existe una titulación al respecto, sin embargo, puedes hacerte una idea de su conocimiento solicitando alguno de estos 4 puntos:

  1.- Conocer su metodología de diseño.
  2.- Solicitar cartas de clientes de buena ejecución.
  3.- Visitar su lugar de trabajo.
  4.- Conocer su experiencia a través de proyectos similares.

• Estrategia comercial

  Las prisas no son buenas.

  El tiempo está medido y establecido por lo que cualquier ahorro en tiempo es negativo y directamente proporcional a la calidad del sistema que se recibe. El deseo de ventas es lícito pero el exceso por las mismas ha llevado a muchas empresas a vender mismas claves a diferentes clientes (esto ocurre muy a menudo) y esto propicia que mi clave ya no sea única.

  Decir a todo que «si» tampoco es bueno aunque de momento al cliente le satisfaga.

• Precios de bombillos y llaves

  Los precios son también muy engañosos en nuestro sector.

  Encontrar bombillos y llaves de calidad, bien amaestradas y a precios muy inferiores al mercado debe llevarnos a pensar que no estamos recibiendo lo mismo. A veces el producto es el mismo, pero las rebajas están en las cosas que el cliente no ve; diseño del amaestramiento, activación o no de protocolos de seguridad, mantenimiento de bases de datos, empleados con salarios dignos, custodia y local con seguridad anti intrusión.

Recuerda que la insatisfacción y consecuencias de una mala calidad perdura mucho más en el tiempo, que la efímera satisfacción de una compra barata.

• Plazos de fabricación de un bombillo de seguridad

Tiempos detallados en días naturales:

1 día de tramitación interna.

3-5 días para el cálculo de combinatoria.

7,5 minutos por bombillo fabricado.

3 minutos por llave fabricada.

3 minutos por cilindro para comprobación y etiquetado individual.

1 día albaranes, facturas, documentación técnica.

1 día salida material.

Comprueba si los datos no te cuadran. Ahora solo tienes que multiplicar por la cantidad de bombillos y llaves que has solicitado y comprobar el plazo de entrega que te ofrecen. Si es superior, no te preocupes porque te he mostrado tiempos mínimos sin descansos. Si es inferior, puedes preguntarle si trabajan «día y noche» o es que desestiman algún proceso.

Este suele ser un buen truco para ver la cara que pone el vendedor audaz.

 

• Profesionales de amaestramiento a contratar

Un desarrollo tradicional con cruces está al alcance de casi cualquier suministrador de seguridad pero desarrollarlo de forma estratégica y estructurada, dotándole de mayor seguridad para que perdure inalterable en el tiempo, requiere de conocimiento, experiencia y creatividad.

Tenemos perfectamente comprobado como un mismo sistema, estudiado y montado por diferentes empresas, tiene diferentes y extremos resultados en su seguridad.

Hay grandes compañías de seguridad y marcas internacionales que realizan pésimos amaestramientos (doy fé), y por el contrario, hay pequeños establecimientos donde la persona que nos atiende es el experto profesional, el que tiene un excelente conocimiento, experiencia, creatividad y verdadera pasión por su oficio (valores difíciles de encontrar en las grandes marcas actuales donde el valor por el talento ha quedado relegado por el valor del empleado de coste bajo).

Aunque también encontraremos cerrajeros y ferreterías con poca experiencia en amaestramientos profesionales, debido fundamentalmente a que su día a día es vender bombillos individuales en mostrador, hacer copias de llaves y realizar asistencias de aperturas de puertas (nada que ver con el diseño reflexivo que requiere un amaestramiento corporativo profesional).

Atención. Pertenecer a una asociación de cerrajeros no otorga conocimiento, ni experiencia, solo que pagas su cuota de asociado.

El diseño del amaestramiento mas importante que el producto

Para evaluar la seguridad del amaestramiento debemos conocer las tolerancias del sistema y la calidad de sus componentes internos (pitones, contrapitones, linea de corte) pero también debemos tener absoluta confianza en la empresa que realizará los cálculos matemáticos para el amaestramiento.

No es fácil porque los primeros meses, todos los amaestramientos son seguros, pero los desgastes, a los que todas las llaves y sistemas por el uso están sometidos, posibilitan que con el paso del tiempo, y si no se han respetado ciertas reglas, la profundidad de los fresados de llaves diferentes se igualen, y como consecuencia, llaves de distintos clientes o usuarios, comiencen a abrir casas, garajes, despachos y edificios enteros que no deberían abrir.

Los sistemas suelen incorporar protecciones de seguridad, pero resultan ineficaces si NO se realiza un diseño adecuado, y NO se activan protocolos de seguridad en la cadena de suministro.

Si un consultor profesional te parece caro, espera a ver el coste real de un amateur.

 

¿Qué determina la seguridad en los amaestramientos de llaves?

Desde luego no son la resistencia de pitones, ni sus piezas interiores anti taladro, antiextracción, aunque muchos vendedores con poco conocimiento traten de focalizar su argumentario de venta en aspectos de resistencia física.

Te resumo los 10 consejos de amaestramiento profesional para que puedas repasarlos antes de tomar una decisión.

Para los que os guste un resumen infográfico, Os aporto una infografía con todas las claves del amaestramiento con protocolo de seguridad profesional.

¿Cuál es la mejor marca de bombillo?

Creo que está contestado en puntos anteriores; que el producto tenga la suficiente calidad inicial, que existe un protocolo de seguridad con las llaves, que las personas tengan conocimientos, precaución y sentido común, que la empresa tengan una estrategia comercial adecuada y equilibrada es decir, no te centres en un sistema de una marca, busca profesionales con propuestas integrales concretas.

Conozco casi todas las marcas de bombillos de seguridad que operan en España y conozco sus cadenas de suministros y centros técnicos.

Si estáis interesados, podéis conocer detalles de una comparativa de bombillos y llaves de seguridad que realizó Revista de Seguridad en 2011 (pag 19).

Personalmente solo he trabajado con los modelos INN.Smart (novedad 2014), Kaba experT, Kaba quattro, Keso 4000, DOM Saturn, Gege pextra, Tesa TX80, Ikon, y todos estos ofrecen buenos mimbres a nivel de producto pero hay grandes diferencias en el resto de ingredientes del amaestramiento.

 

¿Cómo detectar el nivel de profesionalidad del vendedor?

• El plazo de entrega debe tener su tiempo porque escuchar al cliente, pensarlo, desarrollarlo, volver a consultar alguna duda – que siempre hay- ,y fabricarlo, requiere su tiempo y demuestra dedicación y experiencia.

• Dedicarle algo de tiempo a hablar del certificado del amaestramiento demuestra conocimiento.

• Los argumentos de bombillo seguro anti taladro, anti ganzuado y anti bumping nada tienen que ver con la seguridad de que el desarrollo del amaestramiento sea duradero. Esto evidencia poco conocimiento del vendedor.

• Pregúntale ¿Cómo asegura que mi llave y mis claves están bien custodias y no se clonan para otros clientes y en otras instalaciones? … si el interlocutor duda es mal síntoma.

• Las empresas que ofrecen un software de gestión para controlar las peticiones de llaves y custodiar el histórico, demuestran que les importas (luego, según el precio, tu decides si contratas el software o no).

• El planteamiento de llave maestra general y llave maestra por plantas del edificio demuestra poca creatividad y nula dedicación.

 

Todos los profesionales dicen que saben diseñar un amaestramiento de seguridad pero ninguno posee un certificado de estudios en esta materia. Pregunta por el último curso recibido en amaestramientos corporativos.

 

¿Tienes un software para gestionar cilindros y llaves?

Realmente muy pocos fabricantes y establecimientos ofrecen este servicio para mantener el control del amaestramiento.

Con un programa de gestión, podrás recibir un sms cada vez que se solicita o se fabrica una llave concreta, puedes emitir recibos para entrega y recogida de llaves, dispones de una matriz fiable para asignar (sin errores) llaves a personas, te permite realizar cargas masivas de información, conocer el histórico de suministros y aplicar multitud de filtros tales como:

 

• Qué puertas se pueden abrir con la llave “xxx”.
• Qué llaves pueden abrir las puertas “yyy”.
• Cuántas estancias con llave tengo asignadas al departamento “zzz”.

 

Comprobar si el amaestramiento está bien implantado

Como sabes, cada bombillo | cilindro debe tener una combinatoria individual e irrepetible, lo que se denomina “su posición dentro del plan de amaestramiento”. Esto significa que debe instalarse en una dependencia concreta y no en otra.

Es cada vez más habitual que el fabricante realice el proceso de control de calidad sobre una muestra de entre el 10 % y el 20 % de los cilindros y llaves fabricadas, en lugar de comprobar el total (muchas veces debido a una simple cuestión de cumplimiento de plazos de entrega urgentes).

Normalmente las comprobaciones son “en positivo”; la llave maestra 100 debe abrir los cilindros individuales 101 a 103. Rara vez fabricante, instalador o propietario comprueban la llave “en negativo”; la llave 100 no debe abrir los bombillos 201 a 203.

 

Experiencia personal en instalaciones de amaestramiento

Actualmente las fábricas y sistemas de alta calidad tienen un porcentaje de error del 4%-6%.

En ocasiones el porcentaje aumenta al 12% de errores, porque el plazo urgente ha impedido realizar las necesarias comprobaciones en la cadena de ensamblaje (imaginaros el impacto en un plan de 200 bombillos y 400 llaves). Casi ningún suministrador reconoce públicamente estos porcentajes, pero haberlos, haylos. Incluso con el plan en uso, el cliente todavía no se ha dado cuenta porque no ha revisado puerta por puerta en positivo y negativo.

Esto es así, hay que asumirlo porque el componente humano y tecnológico no es infalible.

Nuestra actitud debe ser la de trabajar haciendo filtros de revisiones internos, tanto en fábrica como en los centros técnicos, y luego en la instalación, para que al cliente le llegue todo arreglado, con su precio justo.

Por desgracia, como Consultor externo ahora y antiguamente también como proveedor de bombillos, he vivido y sufrido suministros lamentables,  donde he tenido que solicitar el cambio de hasta el 50% de la instalación. En otras ocasiones (hasta 3 veces) he visto como buenos sistemas (de precio alto) han tenido que devolverse enteros porque llaves de garajes abrían puertas de viviendas y vecinos se abrían sus casas entre si.

He comprobado como llaves maestras de un edificio corporativo abría viviendas de otros clientes, con otro plan de amaestramiento.

Una anécdota «Murphy» fue cuando diferentes directores de seguridad regional, de una importante empresa corporativa, compartiendo varios días en un comité nacional, se dan cuenta por casualidad, de que la llave maestra de la zona «x» abre también puertas de la zona «y».

Menos graves pero muy molesto y costoso son las inadecuadas contrataciones de la instalación de cada bombillo en su puerta, bien porque se contrata muy barato o porque se contrata a un cerrajero no especializado en planes de amaestramiento grandes, o quizás, porque se entrega documentación imprecisa al instalador, sea como fuere, el resultado es que hay que volver a desmontar todo el plan y encontrar los fallos, haciendo una inevitable auditoria con sus consiguientes gastos económicos y demoras de tiempos para que el usuario explote el plan de amaestramiento.

Aquí vuelvo a repetir la nota anterior; Si un profesional acreditado te parece caro, espera a ver el precio real de un AMATEUR. 

 

Tareas del instalador profesional

Primero, no tiene porque ser un cerrajero, ni carpintero, ni el fabricante de la puerta. Tiene que tener experiencia, ser ordenado y metódico con la instalación.

Detallo hasta 13 consideraciones de buenas prácticas.

• Recepcionar material, clasificarlo y planificar la instalación (suele llevar 1 día para planes complejos).

• Custodiar bombillos, llaves y documentación (requiere facilitar un despacho habilitado).

• Firmar confidencialidad de la información recibida y/o percibida.

• Disponer de un seguro de responsabilidad en caso de pérdida de llave.

• Desinstalar bombillo de obra (si lo hubiera).

• Desatornillar embellecedores del herraje para ajustar bien (sin golpes) el bombillo definitivo.

• Instalar el bombillo revisando plano y listado excel (marcar excel como instalado).

• Engrasar el bombillo.

• Revisar con el cliente, la instalación realizada (se lleva varias horas o días en función de la cantidad).

• Entregar llaves y documentación actualizada.

• Redactar informe de incidencias encontradas y que son útiles para repasos de puertas y herrajes.

 

El instalador profesional lleva un carro con el material (solo bombillos), mochila con las llaves siempre custodiadas y documentación (ahora algunos con ipad), bolígrafo, papel, atornillador, metro y linterna porque a veces debe instalar en sótanos con poca luz.

 

Si pagas con cacahuetes, contratarás monos y recibirás …

 

Comprobaciones antes de asignar bombillos a puertas

La tarea de asignación de bombillos requiere que el consultor realice algunas otras tareas previas:

1. Comprobar que los planos están actualizados: número de puerta y uso destinado.
2. Comprobar que los fabricantes de puertas han respetado las indicaciones de normalización en puertas.
3. Revisar y vincular la memoria de carpintería con espesores y centrado de cerraduras para medidas y modelos de bombillos.
4. Reunión con seguridad y mantenimiento para cerciorarse de que no ha cambiado el criterio inicial.

 

Documentación del plan de amaestramiento.

Es otro de los detalles que suelen obviarse cuando se busca precio en lugar de calidad.

Cuando el cliente presiona en exceso por ajustar el precio, se entrega una o varias planillas de cruces muy difíciles de gestionar por el propietario pasados unos meses, un catálogo del producto y su certificado de producto en origen.

 

Mi recomendación de documentación profesional engloba:

• Planos marcados con atributo y capa de amaestramiento.

• Estructura del plan de amaestramiento (sin cruces).

• Carta con coberturas; garantías, certificados y contactos.

• Documento de protocolo de seguridad.

• Documento final formato excel con detalle: usuarios, nº puertas, ubicación, uso, tipo de cilindro, asignación de amaestramiento y llaves.

– Listado de todas las puertas y posibles usuarios con derecho de acceso.

– Establecer criterios de uso.

– Establecer criterios de custodia de llaves.